Paquetes Administrativos

PAQUETES ADMINISTRATIVOS

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

Los sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos.

Tipos de sistemas administrativos que existen en el mercado.
•SAINT ADMINISTRATIVO. Adaptable a cualquier tamaño de empresa, ya que su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa.

•SAINT EMPRESARIO Este es un conjunto de programas en una sola presentación que incluye, SAINT administrativo, SAINT contabilidad, SAINT nomina y el StarMenú (menú, agenda, directorio telefónico, procesador de palabras.

•SAINT FARMACIA Adaptable al tamaño de cualquier farmacia, ya que su base de datos, menú y modulo de ventas son configurables. El usuario puede eliminar o añadir las opciones que necesite dependiendo de la complejidad de la farmacia.

•SAINT LICORERIAS Este programa se adapta al negocio de la venta de licores con el control especial de los impuestos a los licores y de los diferentes tipos de empaques para la venta (cajas o botellas), con todas las ventajas del SAINT administrativo estándar

Tipos de sistemas en cuanto a su constitución

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. 
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.
Tipos de sistemas en cuanto a su naturaleza
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental.(existen solo como un concepto)
Sistema abierto: Presenta intercambio con el medio ambiente (abierto al entorno) con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados.

Ventajas:

• Mantienen homogeneidad en el tratamiento de la gestión administrativa.
• Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

Desventajas que provocan resistencia a su uso:

• Exigen una permanente actualización, caso contrario su contenido resulta inútil por su obsolescencia.
• La actualización acarrea costos que deben afrontarse.

Los manuales deberían servir para cumplir esos objetivos de documentación y comunicación, pero frente a un mundo en permanente cambio en lo político, económico, social y cultural, la “actualización” se vuelve utópica.

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA EN LA FUNCION ORGANIZACION.

Los sistemas administrativos son considerados las herramientas básicas de cualquier organización. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las actividades administrativas pueden fluir normalmente.
La utilización de los sistemas administrativos parece ser la metodología más adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización.
Henry Fayol fue quien determinó que: " nadie es tan eficiente que puede hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre". De allí que nace la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuenciales (Principio de la división del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegación de responsabilidades).
La empresa en su organización esta integrada por los subsistemas administrativos, estos pueden referirse a las funciones del proceso administrativo como sistemas de planeación, sistemas de organización, sistemas de dirección, y sistemas de control, pero también dentro de la empresa pueden mencionarse como subsistemas las divisiones que permiten administrarla como seria sistemas de finanzas, sistemas de producción y sistemas de ventas, etc.
Los sistemas administrativos son un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos técnicos: métodos procedimientos, actividades) que se interrelacionan entre si con un orden sinérgico de manera que se lleven a cabo actividades del proceso administrativo aplicado a las aéreas funcionales de la empresa como producción, finanzas, mercadotecnia, etc. para que de manera integral la empresa sobreviva, evolucione y se desarrolle.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION

El si lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

• Funciones de captación y recolección de datos.
• Almacenamiento de la información
• Tratamiento de la información
• Distribución de la Información

1. Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.
2. Captación y Recolección de Datos:
   Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar.
   También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.
   El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella.
3. Almacenamiento:
   Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.
   Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
   
    Diagrama de Gantt 
   
   Es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.
   
   

   Características

   El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.

   Eje vertical

   Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.

   Eje horizontal

   Un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

   Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado. La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden. Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color.

   Símbolos convencionales

   En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario.

   Los símbolos básicos son los siguientes:

   • Iniciación de una actividad.
   • Término de una actividad
   • Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la duración prevista de la actividad.
   • Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad, en términos de porcentaje. Debe trazarse debajo de la línea fina que representa el plazo previsto.
   • Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al tiempo improductivo puede anotarse encima del símbolo utilizando una abreviatura.
   • Indica la fecha en que se procedió a la última actualización del gráfico, es decir, en que se hizo la comparación entre las actividades previstas y las efectivamente realizadas.

   Ventajas y Desventajas de los diagramas de Gantt

   
   

   La ventaja principal del diagrama de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de gráfico. Los diagramas de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualización de la relación entre las actividades cuando el número de éstas es grande. En resumen, para la planificación de actividades relativamente simples, el gráfico de Gantt representa un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad en su utilización. Para proyectos complejos, sus limitaciones son bastantes serias, y fueron éstas las que llevaron a ensayos que dieron como resultado el desarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas conexas. Estas técnicas introdujeron nuevos conceptos que, asociados más tarde a los de los gráficos de Gantt, dieron origen a las denominadas “redes-cronogramas”.